نظام معلومات الموارد البشرية هو نظام يٌستخدم لتجميع وتخزين معلومات موظفي المؤسسة أو الشركة.
في معظم الأوقات يحتوي هذا النظام على تطبيقات لإدارة الموارد البشرية جميعها كتطبيق التوظيف، وتطبيق إدارة الأداء، وتطبيق التدريب والتطوير، وغيرها من الأنظمة.

يُعرف نظام معلومات الموارد البشرية أيضًا بالنظام الأساسي الذي يحتوي على تطبيقات لإدارة نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS Software). هـذا مُحيّر بعض الشيء لأنه يشير إلى أنه يمكن للأنظمة المختلفة تشغيل برامج مختلفة عليها. ولكن هذا ليس هو الحال. هذا النظام هو في جوهره عبارة عن حزمة برامج.

نظام معلومات الموارد البشرية HRIS ونظام إدارة الموارد البشرية HRMS هما إسمان لنفس النظام، وهما ايضاً يًعرفان بما يًسمى بنظام إدارة رأس المال البشري HCM.

فوائد استخدام نظام معلومات الموارد البشرية HRIS

الاحتفاظ بالمعلومات: نظام معلومات الموارد البشرية عبارة عن نظام يحفظ المعلومات وجميع التغييرات اللي تطرأ على الموظفين، لذلك فهو يعتبر أيضا المصدر الوحيد الصادق لبيانات الموظفين.

الالتزام: بعض البيانات يتم تجميعها وتخزينها لأسباب تتعلق بالامتثال والالتزام. ويشمل ذلك مواد لتحديد هوية الموظفين في حالة السرقة أو الاحتيال أو غيرها من السلوكيات، ومعلومات الاتصال الأولية في حالة الحوادث، ومعلومات تعريف المواطنين لأغراض تتعلق بالضرائب، وتواريخ انتهاء الصلاحيات للشهادات الإلزامية، يمكن تخزين كافة هذه المعلومات في نظام معلومات الموارد البشرية.

الكفاءة: وجود كل هذه المعلومات في مكان واحد يقدم الفائدة في زيادة الدقة وأيضا في توفير الوقت.

استراتيجية الموارد البشرية: يُمكّن نظام معلومات الموارد البشرية من تتبع البيانات المطلوبة للنهوض باستراتيجية الموارد البشرية والأعمال، وحسب أولويات المنظمة، سيكون من الضروري تتبع بعض البيانات الأخرى. وهنا يأتي دور نظام معلومات الموارد البشرية.

الخدمة الذاتية للموارد البشرية: فائدة أخرى ومهمة لاستخدام نظام معلومات الموارد البشرية هي القدرة على تقديم الخدمات الذاتية للموارد البشرية، للموظفين والمدراء، وهذا يمكّن الموظفين من إدارة شؤونهم الخاصة، يمكن أن يقدم النظام تجربة جيدة للموظفين، ومن الجدير بالذكر هُنا، أنّه ليس كل أنظمة معلومات الموارد البشرية تُقدم هذا الخيار بطريقة سهلة الاستخدام! إدارة العمل من خلال أنظمة معلومات الموارد البشرية له فوائد متعددة للمؤسسة والموارد البشرية والموظف على حد سواء، حيث يصبح استخدامه مثيرا للاهتمام عندما يكون لديك ما بين 30 إلى 50 موظفاً، في هذا الوقت، إدارة كل معلومات الموظفين الأساسية في ملفات Excel تصبح مرهقة، وتصبح إجراءات بسيطة مثل الموافقة على إجازات الموظفين تحتاج إلى توحيد. معظم قُرّائنا يعملون في منظمات أو مؤسسات كبيرة تستخدم أحد أنواع أنظمة معلومات الموارد البشرية أو المتقدمة التي سنناقشها لاحقًا في هذه المقالة.

أنواع أنظمة وتطبيقات معلومات الموارد البشرية

هناك أنواع مختلفة من تطبيقات وأنظمة معلومات الموارد البشرية. نظرًا لأن هذه التطبيقات والانظمة تتضمن كافة الوظائف المتعلقة بعمل الموارد البشرية، فإن كل وظيفة من هذه الوظائف المنفصلة تعتبر جزء من النظام، تتضمن هذه الوظائف ما يلي:

نظام التوظيف: يعالج هذا النظام جميع احتياجات التوظيف لدى الشركة. حيث انه يساعد في تعقُّب معلومات المرشحين وسيرهم الذاتية، ويًمكّن ادارات التوظيف من مطابقة فرص العمل مع المرشحين المناسبين من المصادر الخاصة بهم، ويساعد في توجيه عملية التوظيف.

نظام الرواتب: هذا النظام يقوم بأتمتة عملية دفع الرواتب للموظفين. غالبًا ما يتم إدخال البيانات التعاقدية في هذا النظام – يتم دمجها أحيانًا مع بيانات الحضور والانصراف – وفي نهاية الشهر، يتم إنشاء أوامر الدفع.

نظام المزايا: وظيفة أخرى من وظائف أنظمة معلومات الموارد البشرية هي إدارة المزايا للموظفين. تُعد مزايا الموظفين جانبًا مهمًا من التعويضات ويتم إدارتها أيضًا في هذا النظام. توفر الأنظمة الأكثر تقدمًا نموذجًا للخدمة الذاتية لمزايا الموظفين. في هذه الحالة، يُمكن للموظفين تحديد الفوائد التي يبحثون عنها لأنفسهم. قد يرغب موظف في الحصول على مزيد من إجازة الأبوة، والآخر ربما يريد سيارة شركة أكثر تكلفة. ويطلق أيضًا على النوع من الخدمة الذاتية في المزايا، نموذج المزايا المرنة.

نظام الحضور والانصراف: يجمع هذ النظام بيانات الحضور والانصراف من الموظفين. هذه الخاصية تعتبر ذات أهمية كبرى بالذات لبعض الوظائف حيث الموظفين يسجلون وقت دخولهم للعمل ووقت خروجهم منه، في الماضي كان الموظفين يسجلون الأوقات التي قضوها في العمل على قطعة من الورق، والتي يتم إدخالها يدويًا في نظام تتبع الوقت بواسطة المدير. بناءً على هذه البيانات، يتم إنشاء أوامر الدفع وتتم عملية الدفع لجميع الموظفين.

نظام التدريب: التعلم والتطوير عنصر أساسي عندما يتعلق الأمر بإدارة الموظفين. يتيح هـذا النظام للموارد البشرية تتبع مؤهلات وشهادات ومهارات الموظفين، بالإضافة إلى عرض الدورات التدريبية المتاحة لموظفي الشركة. يُشار إلى هذا النظام غالبًا باسم نظام إدارة التعلم (Learning Management System – LMS)، عندما يكون نظام مستقل بذاته. يشتمل نظام إدارة التعلم عادة على التعليم الإلكتروني المتاح والدورات الأخرى التي يجب على الموظفين متابعتها.

نظام ادارة الأداء: إدارة الأداء هي جزء أساسي من إدارة الأفراد. يتم عمل تقييمات الأداء مرة واحدة أو عدة مرات في السنة من قبل المدير المباشر أو أقرانه.

نظام الخدمة الذاتية للموظف: وقد سبق التطرق الى هذا الموضوع من قبل، تركز المؤسسات بشكل متزايد على اتاحة خيار للموظفين والمشرفين المباشرين لإدارة البيانات الخاصة بهم، على سبيل المثال:

يمكن طلب إجازة من قبل الموظف نفسه، بعد الموافقة، يتم حفظها فورًا في النظام (وتسجيلها للتتبع لأغراض الرواتب والمزايا).

نظام التقارير والتحليلات: هـذا النظام يعتبر من أكثر أنظمة معلومات الموارد البشرية ندرة. تتيح الأنظمة الحديثة إنشاء تقارير آلية للموارد البشرية حول موضوعات مختلفة مثل معدل مغادرة الموظفين للمؤسسة وغياباتهم عن العمل وأدائهم والمزيد. تتضمن هذه الوحدة تحليل للبيانات لاتخاذ قرارات أكثر دقه ووضوح. سنشرح المزيد حول هذا الموضوع في القسم القادم.

التقارير والتحليلات في أنظمة الموارد البشرية

السمة المشتركة لجميع أنظمة معلومات الموارد البشرية هي أنها قد صممت كنظم لتسجيل العمليات، إنها عباره قواعد بيانات لتسجيل العمليات التي تطرأ على موظفي الشركة، مثال على للعمليات هو عندما ينضم الموظف إلى الشركة.

يتم إدخال سجل الموظف، ويعتبر “نشطًا” في النظام. إذا غادر الموظف الشركة بعد ثلاثة أشهر، يتم تسجيل عملية جديدة، مع تحديد حالة الشخص لتكون “منتهية خدمته”.

حقيقة أن هذه الأنظمة مصممة كنظم لتسجيل العمليات، تجعلها سيئة في التقارير والتحليلات. هذه الأنظمة ببساطة لم تًصمم لهذا الغرض. بالإضافة إلى ذلك، ليست كل أنظمة معلومات الموارد البشرية لديها جميع الوظائف المذكورة أعلاه.

يمكن أيضًا تسجيل بعض الوظائف الاخرى، مثل كشوف المرتبات أو بيانات نظام التعلّم أو بيانات تتبع المتقدمين في أنظمة خارجية. هذا من شأنه ان يجعل عملية إنشاء تقارير الموارد البشرية أكثر صعوبة، لأنه يعني أن البيانات موزعة على أنظمة متعددة. في هـذه الحالة، ولنتمكن من عمل تقارير بالبيانات المطلوبة، يجب إضافة طبقة جديدة على جميع طبقات أنظمة الموارد البشرية المنفصلة لإعداد التقارير وتحليلها.

هذا هو السبب الثاني الذي يجعل الاستخدام العملي للتقارير والتحليلات لهذه الأنظمة محدودًا. كن على علم بذلك عندما تتحدث إلى مزودي أنظمة معلومات الموارد البشرية، لأنهم غالباً ما يروجون لأنظمتهم على انها ممتازة في التقارير والتحليلات.

مزودي أنظمة معلومات الموارد البشرية

هناك الآلاف من مزودي أنظمة معلومات الموارد البشرية.  يسرد الرسم البياني بالأسفل – والمعروف باسم Gartner’s Magic Quadrant – 11 من أشهر حلول إدارة رأس المال البشري للشركات المتوسطة والكبيرة. وهي تشمل Workday وOracle وSAP وADP وCeridian وKronos وغيرها. سيكون من المستحيل إدراج جميع مزودي أنظمة معلومات الموارد البشرية، لذلك قررنا أن نكتفي بذكر أشهر أربعة.

Cornerstone

تعد الشركة الوحيدة الغير المدرجة في الرسم البياني أعلاه باعتبارها واحدة من أكبر مزودي الانظمة للشركات الصغيرة والمتوسطة، فهي توفر انظمة مختلفة بما في ذلك التوظيف والتعلُّم وإدارة الأداء ونظام التعلم الإلكتروني.

Workday

يعتبر أحد أكثر أنظمة معلومات الموارد البشرية المعروفة شهرةً. تأسست في عام 2005، وقد نمت لتصبح عملاق الانظمة العالمي والذي يضم أكثر من 10000 موظف. وهو مُصمماً خصيصًا للشركات المتوسطة والكبيرة الحجم.

SAP

يُعرف SAP بما يُسمّي ERP أو نظام تخطيط موارد المؤسسة. هذه الأنظمة تُستخدم لتتبع موارد الشركة، والتي تشمل عدة أشياء أخرى منها الأصول المالية والمشتريات والطلبات والأفراد. في عام 2011، استحوذت SAP على Success Factors، مما جعلها أحد اللاعبين الرئيسيين في سوق إدارة رأس المال البشري، وخاصة للشركات الكبيرة.

Oracle

تم إصدار Oracle HCM Cloud في عام 2011. وهو يتضمن وحدات حول إدارة المواهب ومكافآت القوى العاملة وإدارة القوى العاملة وحلول الحياة العملية.

Ultimate Software

صُنِّفت هذه الشركة من قِبل Forbes Software في المرتبة السابعة بين أكثر شركات نمواً وابتكارًا. توفر الشركة نظامًا واحدًا من سجلات إدارة الموارد البشرية والرواتب وإدارة المواهب. تشمل هذه الأنظمة على الحضور والانصراف، وتأهيل الموظفين الجدد، وإدارة الأداء، والتعويضات، وإدارة التعاقب، وأكثر من ذلك.

أخصائي / محلل نظم معلومات موارد بشرية

من حيث وظائف هذه المسميات الوظيفية، هناك أدوار تنطوي على كل منهما. الأول هو أخصائي نظم معلومات الموارد البشرية وهو مسؤول عن تنفيذ والحفاظ على النظام للمؤسسة. ويشمل ذلك أيضًا التدريب أثناء العمل لمحترفي الموارد البشرية على استخدام النظام. هذه الوظيفة عادة ما تكون في قسم تقنية المعلومات تحت مظلة الموارد البشرية.

يوفر محلل نظم معلومات الموارد البشرية الدعم للنظام ويتضمن ذلك البحث عن المشاكل وحلها وتسهيل التواصل مع الأقسام الاخرى، مثل المالية والرواتب. كمحلل، عملك ايضاً يحتوي على إنشاء تقارير قياسية ومُخصصة وتحسين عمليات النظام، وهذا يعني تحسين تجربة الموظف في استخدام هذه الأنظمة والخروج بابتكارات سهلة الاستخدام وتنفيذ سياسات جديدة يتم عكسها على النظام.

شهادات نظم معلومات موارد بشرية HRIS

لا يوجد شهادة نظم معلومات موارد بشرية HRIS محددة في الوقت الحالي ولكن يُنصح الأشخاص المهتمين بالعمل في أنظمة معلومات الموارد البشرية بدراسة تقنية المعلومات وإدارة الموارد البشرية. دراسة تقنية المعلومات من شأنه ان يساعد في فهم تعقيدات النظام في حين تساعد دراسة إدارة الموارد البشرية على فهم العمليات التي يدعمها النظام. الجمع بين كليهما يساعد على اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بتنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية في المؤسسة.

تنفيذ HRIS في ٦ خطوات

في هـذا القسم سوف نقدم نظرة عامة رفيعة المستوى على مراحل تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية في المؤسسة.

يمكن تقسيم مراحل التنفيذ كالتالي.

١- البحث: في مرحلة البحث، يتم الاستعلام عن المتطلبات المحددة لأصحاب المصلحة داخل الشركة. بناءً على هذه المتطلبات، يتم عمل قائمة مزودي الانظمة المتوافقين مع هذه المتطلبات. بناءً على التقييمات الأولية، يتم إنشاء قائمة مختصرة لمزودي الخدمة اللذين سيدعون لعرض ما لديهم. في نهاية هذه المرحلة، يتم اختيار مزود الانظمة المتوافق.

٢- التخطيط والتنسيق: في هذه المرحلة، يمكنك اختيار شريك تنفيذ للنظام المُختار، وإنشاء لجنة توجيه Steering committee وفريق تنفيذ. تتكون اللجنة التوجيهية عادةً من كبار المفوضين من جهة مزود النظام، ومدير الموارد البشرية من الشركة، ومدير المشروع الداخلي، ويفضل أن يشمل ايضاً مستخدم متقدم من اقسام الشركة الاخرى. يهتم فريق التنفيذ بالنشاطات اليومية لتنفيذ المشروع.

٣- التعريف والتصميم: في هذه المرحلة، يتم تحديد مجموعات المستخدمين ويتم تعيين العمليات وخطط سير العمل. هنا يتم تعريف المتطلبات الوظيفية والتقنية للبنية التحتية والنظام والأمن بشكل أوسع.

٤- التهيئة والاختبار: في هذه المرحلة، يتم إنشاء فريق اختبار أساسي. هذا الفريق مكلف باختبار النظام واقتراح التحسينات. بعد ذلك، يتم إنشاء اختبار قبول المستخدم عن طريق جلب عدد من المستخدمين لتقديم ملاحظات نهائية.

٥- التدريب والتواصل: قبل لحظة الاطلاق، يحتاج فريق العمل الفني إلى التدريب، ويجب إنشاء خطط اتصال، كما يتم انشاء مستندات للأسئلة الشائعة والدعم للإفادة من مشروع تنفيذ البرنامج وتبنِّيه من قبل المستخدمين.

٦- الاطلاق والمحافظة: هذه هي المرحلة الأخيرة حيث يكون الجميع جاهزين لـلإطلاق. بمجرد أن تكون جميع عمليات الدعم في مكانها الصحيح، يمكن إطلاق النظام. يجب هنا جمع الملاحظات وتحديث المواد التدريبية باستمرار. التواصل المستمر والدقيق هو المفتاح هنا.

باتباع هذه الخطوات الست، يمكنك تحديد نظام معلومات الموارد البشرية وتطبيقه.

آمل أن يكون هذا المقال قد قدم لك نظرة عامة جيدة على ماهية نظام معلومات الموارد البشرية، وظائفه الرئيسية، وكيفية تنفيذ مثل هذا النظام.

فريق العمل:
ترجمة: فواز الأسمري.
مراجعة: عبد الله الزهراني.

المصدر: https://www.analyticsinhr.com/blog/human-resources-information-system-hris/